Leasingaftaler kan hurtigt blive en rodet affære, og faktisk er der tale om følsomme persondata, hvilket kommer til at få en kæmpe indflydelse på alle virksomheder i Den Europæiske Union. Til maj 2018 tiltræder den nye persondataforordning nemlig, som har til formål at sikre og beskytte personfølsomme data.
Det betyder at du som erhvervsdrivende, skal være opmærksom på, hvordan du opbevarer kontrakter, dokumenter og aftaler, uanset om der er tale om medarbejdere, leverandører, samarbejdspartnere – ja selv leasingaftaler.
Kontraktstyringssystemer for virksomheder
For mange virksomheder vil den nye persondataordning fremstå meget uoverskuelig og uhåndgribelig, at skulle tage stilling til, men heldigvis finders der kontraktstyringssystemer, som kan løse problemet.
COMAsystem er et online kontraktstyringsprogram, hvor i du kan samle alle dine kontrakter, aftaler og dokumenter fra relevante samarbejdspartnere, medarbejdere og kunder. Det er bygget op på en nem og overskuelig måde, så du let kan få et overblik over status quo for dine aftaler.
Du kommer aldrig til at misse en betaling, genforhandling af kontrakt eller en udløbet kontrakt, da du på simpel vis vil få en notifikation lige så snart, det bliver aktuelt. Det betyder flere penge på bundlinjen, da det vil spare dig for unødvendige omkostninger ved evt. kontraktforfald. COMAsystem har udtaler selv, at deres kunder sparer mellem 10-15 % på omkostningerne efter de har implementeret systemet i deres virksomhed. Hos os har vi selv oplevet en positiv fremgang af omkostningsbesparelser, men jeg har dog ikke et helt eksakt tal.
Det bedste af det hele er selvfølgelig at deres kontraktstyringssystem overholder persondataforordningen og reglementet for opbevaring af persondata.
Flere forskellige moduler
Deres system er bygget op omkring flere moduler til forskellige slags aftaler og kontrakter.
Du finder bl.a. et overblik over alle købsaftaler med leverandører, så du nemt kan samle leverandør data, betingelser, genforhandlingstidspunkter og andre vigtige informationer. Endvidere kan du i kundemodulet akkumulere al kundedata, herunder bl.a. mailkorrespondancer og aftaler.
Er du part af et konsulentbureau, så kan det være servicekontrakter, som du skal være særligt opmærksom på. Serviceaftaler er ligeså vigtige som alle andre dokumenter, og er derfor ligeledes underlagt persondataforordningen.
Personale eller medarbejderkontrakter regner jeg stærkt med, bliver en af de mest oversete former for persondata. Faktisk skal en jobansøgning opbevares hensigtsmæssigt ifølge den nye EU-forordning. Det betyder, at du kan blive stillet til regnskab, hvis du ikke opbevarer personaledata korrekt.
Sanktioner i persondataforordningen
I værste tilfælde kan du eller din virksomhed blive tildelt kolossale bøder på op til 20.000.000 euro eller hvad der svarer til ca. 4 % af virksomhedens forrige regnskabsårs totale omsætning på verdensbasis.
Til at starte med vil man dog højst sandsynligt få en skriftlig advarsel ved brud på persondataforordningen.
Det er nemlig sådan at en skriftlig advarsel, vil træde i kraft ved førstegangs- og ikke tilsigtede brud.
Herefter ved flere overtrædelser vil du blive pålagt jævnlige tilsyn og dernæst en bøde straf i form af kroner og øre.
Husk derfor at få styr på dokumenterne
Det er surt at få en bøde, og det er dumme lærepenge, men heldigvis kan det altid undgås med grundig forberedelse. Du har mulighed for at imødekomme alle de krav, som persondataforordningen stiller på forhånd. Det er nemlig sådan, at den først træder i kraft for maj af, så der er et par måneder til.
Det bedste du kan gøre, er simpelthen at få et kontraktstyringssystem til, at få styr på dine kontrakter og aftaler. Hertil kan jeg selvfølgelig anbefale COMAsystem, som vi selv anvender dagligt hos os.
Du har ovenikøbet mulighed for at anmode om en demo/prøveversion hos dem – så hvad venter du på?